Instrukcje

Jeśli chcesz korzystać z mojegodzinki.pl to niezależnie czy będziesz to robić tylko na własne potrzeby czy dostałeś zaproszenie do dołączenia do grupy musisz utworzyć konto.

Potrzebujesz do tego adresu e-mail.

Zakładanie nowego konta

Aby utworzyć konto:

Wejdź na https://app.mojegodzinki.pl/
Kliknij załóż konto

Wpisz adres e-mail na który chcesz założyć nowe konto

Kliknij link, który zostanie wysłany na podany przez Ciebie adres i postępuj zgodnie z instrukcjami (jeśli mail nie dotarł sprawdź folder spam lub kliknij przycisk wyślij link ponownie)

Wypełnij pozostałe dane
Kliknij załóż nowe konto

Alternatywnie możesz założyć konto wykorzystując opcję google

Raportowanie

W tym rozdziale dowiesz się:

- jak zaraportować czas pracy na własne potrzeby;

- jak szybko skopiować dane z innego dnia, jak je edytować, usuwać, zmieniać kolejność;

- jak korzystać ze słowników, aby łatwo prezentować dane;

- jak przeglądać dane i jak je grupować;

- jak wyeksportować gotowy raport do arkusza kalkulacyjnego.

Po zalogowaniu się do mojegodzinki.pl masz przed sobą narzędzie gotowe do pracy.

Podstawowym widokiem w mojegodzinki.pl jest widok grupy. Po zalogowaniu na konto utworzy się Twoja domyślna grupa, której będziesz właścicielem i raportującym. Nie musisz nic ustawiać - od razu możesz rozpocząć raportowanie.

Zanim zaczniesz raportować warto jeszcze wiedzieć, że

możesz raportować w kilku grupach niezależnie
możesz dostosowywać raport do swoich potrzeb, modyfikując go. Np. możesz dodać/ usunąć kolumny zmienić ich kolejność (o tym jak to zrobić przeczytasz w rozdziale o Budowa raportu czyli ustawienia kolumn). Uwaga zmiany w ustawieniu kolumn zaleca się dokonać przed rozpoczęciem raportowania, z tej prostej przyczyny, że jeśli przykładowo usuniesz kolumnę, w której będą jakieś zaraportowane pozycje – utracisz je.
grupa może pełnić funkcję podmiotu do którego raportujesz. Jeśli raportujesz do kilku podmiotów i chcesz w łatwy sposób zarządzać swoimi raportami możesz utworzyć oddzielną grupę dla każdego podmiotu i być jej uczestnikiem.
jeśli zespół, w którym pracujesz zdecyduje się skorzystać z mojegodzinki.pl, możecie wszyscy raportować w tej aplikacji. Tzn. każdy uczestnik będzie miał minimum jedną swoją prywatną grupę oprócz niej możecie stworzyć inną grupę, w której będziecie raportować wszyscy. Będzie o tym mowa później.
właściciel grupy ma pełne uprawnienia w jej ramach i nie mogą one być mu w żaden sposób ograniczone ani odebrane
o uprawnieniach uczestnika grupy decyduje właściciel lub osoba przez niego wskazana. W grupie, do której zostałeś zaproszony, jesteś być może jedynie uczestnikiem i możesz nie mieć wszystkich funkcjonalności, ponieważ takie uprawnienia nie zostały Ci przydzielone. Więcej na ten temat przeczytasz w rozdziale uprawnienia.

Teraz zacznijmy od prostego raportowania tylko na własne potrzeby, bo tyle wystarczy abyś samodzielnie korzystał z mojegodzinki.pl.

Raportowanie na własne potrzeby

Jeśli będziesz korzystać z funkcjonalności mojegodzinki.pl tylko dla własnej potrzeby, będziesz mógł:

zaplanować swój czas pracy
zapisać co robiłeś jeśli pracujesz zdalnie, a Twój szef wymaga od Ciebie okresowego raportu z wykonanych zadań (codziennie/tygodniowo/miesięcznie)
przygotować gotowy raport np. jako załącznik pod rachunek lub fakturę, jeśli rozliczasz się w ten sposób ze swoim zleceniodawcą.

Mojegodzinki.pl dają Ci dużą swobodę w dodawaniu i usuwaniu kolumn dzięki czemu możesz przygotować gotowy raport tak jak potrzebujesz. Jeśli jednak będziesz potrzebował przedstawić raport w arkuszu kalkulacyjnym, możesz go w prosty sposób wyeksportować.

Po zalogowaniu jesteś w widoku swojej grupy. Jest to Twoja prywatna grupa, w której możesz dowolnie kształtować swój raport.

Raportowanie dnia pracy

Po wybraniu odpowiedniego widoku kliknij dzień, który chcesz zaraportować

Wypełnij pola raportu wpisując dane. Wiersz zostanie zapisany, jak wypełnisz wszystkie pola obowiązkowe

Domyślne kolumny raportu (w poniższej instrukcji na czerwono zaznaczone są kolumny obowiązkowe)

Opis (1) – pole tekstowe wykonane zadanie (pole obowiązkowe).

Od do (2) – pola opcjonalne jeśli chcesz zapisać w jakich godzinach pracowałeś nad danym zadaniem. Jest to pole fakultatywne, ale pozwoli zliczyć te godziny i z automatu pokazać w kolumnie czas pracy.

Czas pracy (3) – pole obligatoryjne wpisz z ręki lub wypełni się automatycznie jeśli wypełnisz pola od do.

Kategoria (4) – nadaj kategorię która pozwoli Ci łatwo grupować dane (domyślnie jest to kolumna słownikowa o tym jak tworzyć słowniki przeczytasz w instrukcji tworzenie słowników).

Wypełnianie raportu dodatkowe funkcje

Ustawiając kursor myszy na danym dniu zobaczysz podsumowanie wpisanych godzin dla danego dnia

Kopiowanie całej zawartości z dnia

Jeśli Twoje czynności są powtarzalne możesz przenosić dane korzystając z opcji kopiuj z dnia (1), a następnie zaznaczyć dni do których chcesz skopiować wszystkie działania z tego dnia.

Możesz zmienić ilość godzin, opis usunąć cały wiersz lub zawartość całego dnia jeśli np. się pomyliłeś i skopiowałeś dane nie z tego dnia

Wybierz dzień, z którego chcesz skopiować dane kliknij kopiuj z dnia wybierz dni do których chcesz skopiować dane

Kopiowanie całej zawartości dnia do dnia / dni

Jeśli Twoje czynności są powtarzalne możesz wszystkie działana z danego dnia szybko przenieść na inny dzień lub zakres dni. W tym celu wykorzystaj opcję kopiuj do.

Następnie zaznaczyć dzień / dni do których chcesz skopiować dane z tego dnia na którym aktualnie się znajdujesz.

Domyślnie, jeżeli w danym zakresie znajdują się dni wolne od pracy (weekendy, święta), system pominie te dni podczas kopiowania danych. Jeżeli chcemy jednak skopiować dane również do dni wolnych należy zaznaczyć Kopiuj również do dni weekendowych i świąt

Kopiowanie konkretnej pozycji do dnia / dni

Istnieje możliwość skopiowania konkretnej pozycji z danego dnia do innego dnia lub zakresu dni.

W tym celu otwórz menu dla konkretnej pozycji i wykorzystaj opcję Kopiuj pozycję do.

Następnie zaznaczyć dzień / dni do których chcesz skopiować tą konkretną pozycję.

Przenoszenie konkretnej pozycji do dnia / dni

Istnieje możliwość przeniesienia konkretnej pozycji z danego dnia do innego dnia (pozycja zostanie usunięta z dnia na którym była i zostanie umieszczona na innym, wskazanym dniu).

W tym celu otwórz menu dla konkretnej pozycji i wykorzystaj opcję Przenieś pozycję do.

Następnie zaznaczyć dzień do których chcesz przenieść tą konkretną pozycję.

Dodawanie opcjonalnego linka do pozycji

Do pozycji raportu można dodać adres www. Dodany adres będzie wyświetlał się w tabelce oraz w menu pozycji pojawi się opcja Odwiedź stronę która otworzy stronę z tym adresem.

Aby dodać link otwórz menu dla konkretnej pozycji i wykorzystaj opcję Dodatkowe ustawienia.

Pojawi się ekran z dostępnymi dodatkowymi ustawieniami pozycji. Należy wypełnić pole url i zapisać

Dla pozycji z wypełnionym adresem url będzie on widoczny w tabelce oraz w menu pozycji pojawi się opcja Odwiedź stronę która otworzy stronę z tym adresem

Zmiana kolejności zaraportowanych zdarzeń w ciągu dnia

Na raporcie z dnia możesz dowolnie zmieniać kolejność zaraportowanych godzin przeciągając kursorem poszczególne wiersze (2) lub możesz zaznaczać wybrane wiersze i je usuwać(3)

Usuwanie danych z raportu

Możesz usuwać dane z raportu:

wiersze - za pomocą krzyżyka (2)
wszystkie pozycje z danego raportu - guzik skasuj (3)

To wystarczy do wypełnienia raportu. Jeśli chcesz jeszcze szybciej wypełniać dane raportowe możesz wykorzystać kolumnę typu słownik. Jeśli masz kolumnę typu słownik wybierasz dane do wpisania do tej kolumny ze zdefiniowanego słownika. Może Ci się to przydać do filtrowania danych i podliczania wg nich sum pośrednich, które w mojegodzinki.pl dzieje się automatycznie. Ustawiasz kursor na danym dniu i od razu wyświetla Ci się podsumowanie godzin dla pozycji słownikowych. Aby działały sumy pośrednie kolumna słownikowa musi być pojedynczego wyboru oraz opcja Wartości kolumny będą grupowane i sumowane musi być zaznaczona i tak ustawiona jest domyślnie.

Kilka podstawowych słów o słownikach

W domyślnym widoku mojegodzinki.pl kolumna kategoria jest kolumną typu słownik, zatem w kolumnie tej można wpisywać tylko zdefiniowane wartości tzw. wartości słownikowe.

Wypełnianie kolumny kategoria

Wybierz pozycję ze słownika.
Jeśli pozycji nie ma w słowniku a jest Ci potrzebna dodaj ją. Aby to zrobić
1. Stań w polu, kolumny będącej kolumną wyboru kliknij dodaj

Wpisz nową kategorię do słownika i kliknij utwórz kategorię

Więcej o tym jak tworzyć słowniki jak dodawać/edytować usuwać pozycję ze słownika przeczytasz w rozdziale Tworzenie słowników

(Opcja dodawania nowej/edycja/usuwanie pozycji słownika może nie być dla Ciebie dostępna, jeśli pracujesz w czyjejś grupie, a właściciel nie nadał Ci takiego uprawnienia, wówczas musisz poprosić go o odblokowanie tej funkcjonalności lub o poszerzenie słownika o ten wpis. Pamiętaj bowiem, że pole kategorii jednego wyboru jest wyświetlane w podsumowaniach raportu i może być bardzo przydatnym narzędziem w analizie danych)

Natomiast jeżeli nie zależy Ci na filtrowaniu danych tylko na szybkim wypełnianiu raportu gotowymi opisami możesz zaznaczyć aby kolumna ta pozwalała na multi wybór (jak to zrobić przeczytasz w rozdziale Tworzenie słowników ).

A oto jak wygląda podsumowanie dnia z podziałem na poszczególne kategorie słownikowe w podsumach. (Wystarczy ustawić kursor na danym dniu)

Podsumowania te tworzą się automatycznie i są widoczne już od pierwszej zaraportowanej godziny oraz zmieniają się po każdej zmianie w raporcie.

Wyświetlanie danych raportu

Dane raportowania możesz wyświetlać w widoku tygodniowym (1), miesięcznym(2) lub wybierać z kalendarza (3)

Domyślnym widokiem jest widok tygodniowy. Po zalogowaniu wyświetlany jest bieżący tydzień. Jeśli chcesz wybrać inny tydzień przesuń suwakiem w lewo (1) lub prawo (2) albo wybierz z czasowybieracza (3)

Oprócz całych raportów aby szybko podejrzeć ile zostało zaraportowane, ile zrealizowane, ile z tego czasu jest nad wymiarowe ustaw kursor

dla dnia – na dany dzień

Tygodnia razem w widoku tygodniowym

Miesiąca razem w widoku miesięcznym

W widoku Kalendarza zobaczysz szybko dni w których coś zostało zaraportowane. Przydatne np. żeby sprawdzić, czy zaraportowałeś wszystkie dni, które powinieneś zaraportować lub szybko podejrzeć, jeśli coś budzi Twoją wątpliwość zanim wygenerujesz ostateczny raport.

Eksportowanie gotowego raportu dla dowolnego przedziału czasowego -miesiąca/tygodnia/dnia

W dowolnym widoku (tygodniowym, miesięcznym) kliknij szukaj

Zaznacz wybrany okres który cię interesuje Np. miesiąc
Kliknij szukaj - Zobaczysz raport wszystkich godzin, które zaraportowałeś łącznie z podsumowaniem

Kliknij eksportuj

Gotowy raport zostanie zapisany w pliku excel, który możesz zapisać w pdf i wysłać jako załącznik pod fakturę

Ta opcja nie jest jedyna. Z tego poziomu możesz również ograniczyć aktywność danego miesiąca do konkretnego zadania i szybko podejrzeć, ile godzin poświęciłeś na daną czynność (przy każdym filtrze od razu dostajesz podsumowanie więc nie wymaga to od Ciebie budowania dodatkowych warunków wyświetlania jak musiałbyś to robić w arkusza excel) Mojegodzinki.pl robi to za Ciebie w czasie rzeczywistym.

W następnym rozdziale zobaczysz

jak łatwo możesz dodać kolejną grupę, której będziesz właścicielem, a więc będziesz posiadał pełną funkcjonalność np. będziesz tu raportował czas pracy dla innego pomiotu,
jak funkcjonować w czyjejś grupie nie będąc jej właścicielem, a jedynie osobą raportującą i o tym, jak w takiej grupie Twoje uprawnienia mogą być ograniczone
stworzysz swoją własną wieloosobową grupę, w której Ty będziesz zarządzał uprawnieniami jej poszczególnych uczestników

O grupach i ich ustawieniach przeczytasz w dalszej części instrukcji. Tu wspomnę tylko, że grupy są od siebie całkowicie niezależne. Najprościej ujmując grupy funkcjonują samodzielnie i każde działanie w jednej grupie pozostaje całkowicie bez wpływu na działanie w drugiej grupie zarówno w obszarze wyglądu, ustawieniach jak i we wprowadzonych godzinach i podsumowaniach.

Ważne jest też to, że nawet jeśli w jakiejś grupie do której zostaniesz zaproszony Twoje uprawnienia będą ograniczone to w każdej założonej przez Ciebie grupie masz dostęp do pełnej funkcjonalności.

Warto przeczytać rozdział na temat raportowania w grupie nawet jeśli w tej chwili taka funkcjonalność nie jest Ci potrzebna. Może przyda Ci się ona w przyszłości.

Grupa wieloosobowa

Wiesz już jak raportować, była o tym mowa w rozdziale Raportowanie. W tym rozdziale dowiesz się o funkcjonowaniu grupy wieloosobowej w mojegodzinki.pl.

Możesz wykorzystać ten tryb pracy do przygotowania zbiorczego raportu godzin dla klienta, w którym przedstawisz mu szczegóły wykonanych na jego rzecz prac w roboczo godzinach

Może Twoja jednostka zajmuje się pracami badawczo rozwojowymi (B+R) i rozlicza z tego tytułu ulgę lub pozyskuje dotację? To narzędzie również pozwoli Ci przygotować odpowiedni raport pod udokumentowanie wydatków poniesionych na dany projekt.

Możesz również wykorzystać to narzędzie do raportowania czasu pracy swojego zespołu np. podczas pracy zdalnej.

W tym rozdziale dowiesz się:

- jak utworzyć nową grupę i dodawać do niej osoby – uczestników;

- jaką rolę oprócz lub zamiast raportowania można pełnić w grupie;

- jak przyjąć zaproszenie do grupy;

- jak zmienić role użytkownikowi w grupie;

- jak opuścić grupę;

- jak zablokować możliwość raportowania użytkownika w grupie;

- jak usunąć użytkownika z grupy wraz ze wszystkimi danymi raportów;

- jak przeglądać raporty osób w grupie jak eksportować dane.

Tworzenie grupy wieloosobowej

Aby utworzyć nową grupę

1.Kliknij Utwórz Grupę (1)

2 Nadaj jej nazwę (2)

3 Kliknij Dodaj Grupę (3)

Jaką rolę (funkcję) można pełnić w grupie.

Zanim dodasz użytkowników do grupy kilka słów o samej grupie.

Każda nowo utworzona grupa ma domyślne ustawienia, z których można korzystać lub edytować je na własne potrzeby.

Raport ma pewien układ kolumn o których przeczytasz w rozdziale o raportowaniu dnia pracy i który możesz zmieniać o czym przeczytasz w rozdziale o Budowa raportu czyli ustawienia kolumn

Właściciel grupy domyślnie jest osobą raportującą.

Jeśli nie chcesz być raportującym, a jedynie zarządzać swoją grupą

Wejdź w ustawienia
-> Moje uprawnienia
Odznacz checkbox przy Raportujący

W grupie zdefiniowane są standardowe uprawnienia, które będziesz mógł przypisać osobom dodanym do swojej grupy a także je przebudować albo zbudować po swojemu. Standardowe uprawnienia opiszę tu w skrócie a jakie funkcjonalności ma każda z tych ról przeczytasz w rozdziale uprawnienia

W mojegodzinki.pl standardowo funkcjonują następujące role:

Raportujący – pozwala raportować do grupy. Rola jest ograniczona tylko do widoku swoich danych. Raportujący nie ma wpływu na ustawienia grupy, nie ma wpływu na innych użytkowników i nie może podglądać ich danych; nie widzi innych uczestników grupy widzi tylko swoje dane;

Oglądający – pozwala na wgląd w dane innych raportujących uczestników grupy ale tylko do podglądu – nie ma możliwości edycji tych danych;

Admin – pozwala edytować raporty innych osób oraz pozwala również zarządzać całą grupą.

W standardowej wersji aplikacji nie jest dostępna rola Menadżera ale możesz ją w łatwy sposób sam utworzyć. Sam zdecyduj, które role i jakie uprawnienia w ich ramach mają być nadawane; np.

Menadżer – ta rola, która może pozwalać na wgląd w dane innych użytkowników tej grupy ale także ich edycję; rola ta również może upoważniać do zapraszania nowych członków do grupy lub zawieszania istniejących uczestników;

Dodawanie użytkownika do grupy

Gdy dodasz uczestnika do grupy – system mojegodzinki.pl wyśle mailowe zaproszenie na adres email tej osoby. Jeżeli ta osoba nie posiada konta w mojegodzinki.pl będzie musiała najpierw założyć nowe konto. O tym jak to zrobić przeczytasz w rozdziale zakładanie nowego konta.

Osoba zaproszona do grupy, po zalogowaniu na swoje konto, będzie miała widoczny guzik zaproszenia. Po kliknięciu w zaproszenia pojawi się lista grup, do których dany uczestnik został zaproszony.

W tym momencie użytkownik może podjąć decyzję czy chce przyjąć dane zaproszenie czy je odrzucić.

Odrzucenie spowoduje anulowanie zaproszenia – nie będzie ono już więcej się wyświetlało.

Przyjęcie zaproszenia spowoduje że grupa stanie się widoczna na koncie osoby zaproszonej. Zakres widocznych danych oraz możliwości edycji grupy będzie zależał od uprawnień jakie otrzymał nowy uczestnik w tej grupie.

Zaproszenie nowego użytkownika do grupy

Kliknij Dodaj uczestnika

Wpisz adres mailowy uczestnika (na jaki założył konto w mojegodzinki.pl) (1)
Określ jego rolę (2) możesz przypisać jedną lub więcej (w przypadku nadania większej ilości uprawnień uprawnienia podlegają sumowaniu – przykładowo zaznaczając jednocześnie Raportujący oraz Obserwujący uczestnik będzie mógł raportować i zmieniać swoje raporty ale będzie mógł również widzieć raporty innych osób bez możliwości ich edycji)
Kliknij Dodaj uczestnika (Domyślnie osoba, która zostaje zaproszona do grupy jest osobą raportującą)

Jeśli utworzyłeś nową rolę (o tym jak piszę w rozdziale Budowanie roli) ona również pojawi się na powyższej liście i będzie możliwy jej wybór, ale tylko w ramach grupy, w której została utworzona.

Dopóki osoba nie potwierdzi zaproszenia do grupy dane jej raportu będą wyszarzone. Zwróć uwagę, że przy osobie widoczne są ikonki mówiące o tym jaką funkcję/-e pełni w grupie. Aby szybko podejrzeć jaką rolę ma dany uczestnik wystarczy ustawić kursor na Nazwę tej osoby i w chmurce zobaczyć podgląd. Możesz też wejść w ustawienia uczestnika danej grupy i zobaczyć jakie uprawnienia posiada (patrz zmiana roli użytkownikowi w grupie).

Przyjmowanie zaproszenia do grupy

Osoba, która została zaproszona ma już utworzone konto w mojegodzinki.pl (jeśli nie i nie wiesz jak to zrobić przeczytaj rozdział zakładanie nowego konta)

Zaloguj się na swoje konto
Kliknij w zaproszenia

Jeśli przyjmujesz zaproszenie Zaakceptuj

Po przyjęciu zaproszenia jako użytkownik oprócz swoich grup widzi grupę do której został zaproszony. Grupy te są od siebie całkowicie niezależne mogą mieć zupełnie inny układ kolumn inne dane raportowe oraz inne uprawnienia. W swojej grupie nadal ma pełne uprawnienia ale w tej do której został zaproszony te uprawnienia są albo mogą być ograniczone.

Zmiana roli użytkownikowi w grupie

Kliknij na przy użytkowniku, któremu chcesz zmienić rolę ->
Ustawienia uczestnika

Wybierz jaką rolę(-e) chcesz mu dodać lub odebrać (jeśli wcześniej sam utworzyłeś rolę - o czym mowa w rozdziale Dodawanie roli – będzie ona również widoczna na liście i możliwa do dodania)

Usuwanie użytkownika z grupy

Samodzielne opuszczanie grupy

Użytkownik, jeśli nie będzie już raportować w danej grupie może ją opuścić. Zaraportowane do tej pory godziny pozostaną. Natomiast nie będzie miał możliwości dodawania i edytowania czasu pracy w tej grupie.

Opuszczanie grupy:

Kliknij na ikonę w sekcji swojego użytkownika
Kliknij opuść grupę
Potwierdź chęć opuszczenia grupy po zapoznaniu się z komunikatem

Blokowanie użytkownika w grupie

Jeśli chcesz odebrać użytkownikowi możliwość raportowania w grupie np. dlatego, że ukończył on już pracę przy tym projekcie ale nie chcesz usunąć zaraportowanego przez niego wcześniej czasu. Możesz zablokować użytkownika.

Wybierz użytkownika, którego chcesz odłączyć od grupy
Kliknij na przy użytkowniku, którego chcesz odłączyć
Kliknij wyłącz uczestnika
Potwierdź komunikat

Uwaga. Jeśli Twój użytkownik opuścił grupę lub został w niej zablokowany do raportowania może zostać przywrócony. Aby to zrobić zaproś go ponownie do grupy (musi być to ten sam mail). Opcja ta nie będzie możliwa jeśli trwale usuniesz użytkownika z grupy.

Usuwanie użytkownika z grupy

Jeśli chcesz trwale usunąć użytkownika z grupy łącznie z godzinami, które zaraportował – czyli usunąć całkowicie użytkownika tak jakby nigdy w tej grupie nie był.

Wybierz użytkownika, którego chcesz odłączyć od grupy
Kliknij na przy użytkowniku, którego chcesz odłączyć
Kliknij ustawienia uczestnika

Kliknij na lewy róg

Kliknij Usuń uczestnika

Potwierdź komunikat

Uwaga. Po tej operacji przywrócenie użytkownika do grupy nie będzie możliwe.

Praca na raporcie w grupie

Po zaraportowaniu możesz szybko podejrzeć ile godzin zostało zaraportowane na jaką kategorię zarówno tygodniowo jak i dziennie; za całą grupę jak i dla konkretnego uczestnika.

Dane te można też odpowiednio wyszukać, filtrować i eksportować. Aby np. wyeksportować dane zaraportowane dla klienta A

Kliknij szukaj

Wyeksportuj dane
1. Wybierz okres (1)
2. Naciśnij szukaj (4)
3. Wyeksportuj do excela (5) Opcjonalnie przed wyeksportowaniem możesz jeszcze poszukać po opisie (2) wyfiltrować po pozycji słownikowej (3)

Po ograniczeniu do klienta A zobaczysz gotowy raport, który możesz wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego i przygotować na jego bazie zestawienie pod fakturę.

Budowa raportu czyli ustawienia kolumn

W tym rozdziale dowiesz się

- jakiego rodzaju kolumny możesz tworzyć w aplikacji

- jak możesz dodawać/usuwać kolumny

- co to jest kolumna typu słownik i jak możesz wykorzystać ją do prezentacji danych

- jak zbudować słownik kategorii - jak dodać do niego elementy - jak zaimportować gotowy słownik

Kolumny raportu – charakterystyka

Opis – typ tekstowy kolumny, będziesz tu wpisywać opis danej czynności; jest to pole tekstowe (ilość dozwolonych znaków 500) Kolumna typu opis jest wymagana nie można założyć raportu bez minimum jednej kolumny typu opis

Tekst – ten sam typ co opis ale ta kolumna nie jest wymaganą kolumną, na wypadek jeśli potrzebujesz więcej kolumn tekstowych

Pole wyboru – kolumna , która pozwala na wybór z pewnego zbioru opcji czyli tzw. słowników. Żeby skorzystać z pola wyboru najpierw musimy stworzyć słownik wypełnić go albo ustawić tak aby możliwe było jego wypełniane na bieżąco podczas wprowadzania danych. O tworzeniu słowników przeczytasz w Słowniki kategorii.

Podstawowy czas (godzin minut) ilość czasu poświęconego na daną pozycję raportu jest to również kolumna obligatoryjna czyli musi być co najmniej jedna taka kolumna aby utworzyć raport.

Czas (godzina minuta) tak jak wyżej ale nieobowiązkowa.

Od/Do (GG:MM) – określenie punktu w czasie od kiedy do kiedy coś się wydarzyło te pola nie są obowiązkowe ale ich wypełnienie będzie wpływało na liczenie czasu w pozycji podstawowy czas
Przy czym możesz mieć tylko jedną kolumnę od do i ilość czasu będzie się zliczała na ich podstawie tylko w podstawowym czasie.

Tak/Nie – kolumna typu checkbox służy do zaznaczania (kolumna logiczna )

Liczba – kolumna w której wpisujemy obiekt typu liczba. Precyzyjność liczby jest do dwóch miejsc po przecinku.

Data – data z kalendarza w formacie yyyy-mm-dd

Ustawienia kolumn

Kliknij
Wybierz Ustawienia grupy

Sekcja Kolumny raportu

Z tego poziomu możesz:

Dodawać kolumny (1)
Zmieniać ich nazwę klikając na wybraną pojawi się możliwość edycji(2)
Zaznaczyć czy dana kolumna ma być wymagana (3)
Zmienić jej ustawienia (4)
Usunąć (5)

Dodawanie kolumny innej niż typu słownik

Kliknij
Wybierz Ustawienia grupy
Przejdź do sekcji Kolumny raportu (przewiń suwakiem)
Kliknij dodaj kolumnę

Nazwij ją w polu opis
Zdecyduj o rodzaju w polu rodzaj
Zaznacz jeśli kolumna ma być wymagana
W kolumnie możesz wykorzystać pole słownikowe. Jeśli wcześniej je utworzyłeś możesz je dodać a jeśli nie przejdź tu (Słowniki kategorii)

Dodawanie kolumny typu słownikowego

Wykonaj czynności jak przy dodawaniu innej kolumny w rodzaju kolumny wybierz pole wyboru

Następnie wejdź w ustawienia (4)

W polu Tryb wyboru wybierz

Pojedynczy wybór aby używać w tej kolumnie dokładnie jednej pozycji w celu precyzyjnego filtrowania danych.

Jeśli chcesz aby w widoku raportu widoczne były podsumowania dla kategorii słownikowych zaznacza „Wartości kolumny będą grupowane i sumowane”

Multi wybór jeśli ta kolumna ma nie służyć do filtrowania a np. do szybszego wypełniania raportu powtarzalnymi czynnościami

W przypadku opcji multi wyboru nie będziesz miał podsumowaniu dla poszczególnych czynności. Jeśli wpiszesz np. że poświęciłeś 3 godziny na dwie czynności system nie będzie wiedział ile z tych 3 godzin ma przypisać do każdej z nich.

Możesz utworzyć więcej niż jedną kolumnę typu słownikowego. Np. dwie do filtrowania godzin wg projektu i zadania w ramach projektu a drugą jako wypełnianie standardowymi powtarzalnymi operacjami, które służą uszczegółowieniu zaraportowanych czynności. Oczywiście jest to propozycja uszczegółowienie raportu możesz robić też za pomocą standardowej kolumny typu tekst wypełniając to pole ręcznie.

np. możesz wybrać w pierwszej kolumnie dyżur telefoniczny dla klienta A i będzie to pole jednokrotnego wyboru zsumowane a w kolumnie obok która będzie miała multi wybór wybierzesz np. w szybki sposób z jakimi działami klienta A rozmawiałeś Księgowość, Kontroling, Zakupy, Handel, bo nie jest istotne z którym ile ale po prostu z którym

Usuwanie kolumny

Uwaga jeśli usuniemy kolumnę, dane z raportu już nie będą widoczne. Dlatego usuwanie kolumny najlepiej przeprowadzaj na etapie konfigurowania raportu przed wprowadzeniem danych.

Usuwanie kolumny (5)

Kliknij
Wybierz Ustawienia grupy
Przejdź do sekcji Kolumny raportu (przewiń suwakiem)
Kliknij
Potwierdź usunięcie kolumny

Edytowanie kolumny

Uwaga dla kolumn które już zostały wcześniej stworzone i zapisane możemy zmienić nazwę (ale nie typ). Jeśli któraś kolumna Ci nie pasuje możesz ją usunąć ze swojego widoku i stworzyć swoje własne.

Z tego poziomu możesz wprowadzić inne ustawienia dla wybranej kolumny np. Możesz zmienić kolumnę wyboru z pojedynczego wyboru na multi wybór ale uwaga polecam dokonać tych zmian przed rozpoczęciem raportowania aby uniknąć utraty danych lub ich nieprawidłowej prezentacji.

Kliknij
Wybierz Ustawienia grupy
Przejdź do sekcji Kolumny raportu (przewiń suwakiem)
Kliknij
Dokonaj edycji
Kliknij zapisz

Uwaga nie możesz zmienić typu kolumny tzn. nie możesz kolumny tekstowej zmienić na kolumnę czasową od do.

Słowniki kategorii

Tworzenie słowników

Aby utworzyć słownik

Kliknij
Wybierz Słownik kategorii

Wpisz nazwę słownika (w komentarzu możesz wpisać opis np. do czego służy dany słownik)
Kliknij Dodaj słownik kategorii
Kliknij na wybrany słownik

W tym oknie możesz dodać kategorię słownikową (1), usunąć (2) zaimportować z excela (3) a także zmieniać kolejność w widoku (4)

Usuwanie słowników

Kliknij
Wybierz Słownik kategorii
Kliknij słownik który chcesz usunąć
Kliknij w lewym dolnym rogu
Kliknij usuń słownik

Edycja - Zmiana nazwy słownika

Kliknij
Wybierz Słownik kategorii
Kliknij słownik który chcesz edytować – zmienić jego nazwę
Dokonaj zmian
Kliknij zapisz

Dodawanie kategorii do słownika

Kliknij
Wybierz Słownik kategorii
Kliknij słownik do którego chcesz dodać kategorię
Dodaj kategorię (możesz w komentarzu dodać opis do tej kategorii np. dla kategorii dyżur telefoniczny możesz dodać opis dyżur telefoniczny po godzinie 16)
Kliknij Dodaj kategorię
Kategoria została dodana do słownika

Jeśli chcesz w raporcie rozróżniać godziny płatne i niepłatne np. urlop bezpłatny odznacz pozycję Rozliczalny. Odznaczenie tej opcji spowoduje, że zaraportowane przez Ciebie dane w tej kategorii będą nadal brały udział w ogólnych podsumowaniach ale dodatkowo pojawią się podsumowania Rozliczalne i Nierozliczalne uwzględniające osobno podsumowania dla pozycji słownikowych rozliczalnych i nierozliczalnych.

Usuwanie kategorii ze słownika

Kliknij
Wybierz Słownik kategorii
Kliknij słownik z którego chcesz usunąć kategorię
Ustaw kursor na kategorii którą chcesz usunąć
Kliknij po prawej stronie
Potwierdź usunięcie klikając TAK lub zrezygnuj klikając NIE
Kategoria zostanie usunięta ze słownika.

Edytowanie kategorii w słowniku

Kliknij
Wybierz Słownik kategorii
Kliknij słownik w którym chcesz edytować kategorię
Ustaw kursor na kategorii którą chcesz edytować i kliknij na nią
Dokonaj zmian
Zapisz

Import kategorii do słownika

Jeśli posiadasz gotowy słownik, którego kategorie chciałbyś przenieść do mojegodzinki.pl, możesz to zrobić poprzez import z excela. Jeśli wcześniej utworzyłeś już kilka kategorii słownikowych zaimportowane pozycje zostaną dodane do istniejących. Jeśli będą istniały już kategorie o tej nazwie, system wywoła ostrzeżenie i nie pozwoli ich dodać

Przygotuj słownik w excelu według wzoru poniżej. Wypełnij komórkę A1 jako Nazwa, Komórkę B1 jako Komentarz (lub pozostaw pierwszy wiersz pusty), a następnie wiersze od 2 wypełnij zgodnie z danymi słownikowymi, które chcesz zaimportować. Komentarz posłuży jako opis do pozycji słownikowej

Możesz pobrać szablon pliku importu słownikowgo korzystając z następującej opcji:

Aby zaimportować gotowy słownik

Kliknij
Wybierz Słownik kategorii
W oknie kliknij Importuj z excela
Wybierz plik którego chcesz zaimportować słownik i wybierz go poprzez dwuklik. Dane zostaną zaimportowane.

Etykiety i komentarze

W tym rozdziale dowiesz się

- jak oznaczać gotowe lub wymagające uzupełnienia raporty etykietami lub komentarzami

- jak tworzyć etykiety

W mojegodzinki.pl masz możliwość dodawania komentarzy i etykiet do zaraportowanego czasu pracy. Taka funkcjonalność daje możliwość zaznaczania pozycji, które wymagają jeszcze Twojej uwagi lub możesz oznaczać dni, które zostały już w pełni zaraportowane albo jeśli wymagają jeszcze dodatkowych informacji. Dzięki temu nie musisz przeglądać całego raportu albo pamiętać, który dzień wymaga zmiany.

Etykiety i komentarze mogą też być wykorzystywane w grupie np. w celu wymiany informacji. Osoba, która przegląda raporty może oznaczyć je etykietą lub komentarzem, w tym samym celu. Może oznaczyć dany raport z prośbą o uzupełnienie danych lub wskazać niezgodności.

Zarówno komentarze jak i etykiety są zarządzane z poziomu uprawnień zatem możesz je wykorzystywać w szeroki sposób w zależności od potrzeb. Możesz mieć tę możliwość tylko Ty jako osoba przeglądająca raporty innych osób. W każdej grupie może to działać inaczej.

O tym jakie uprawnienia przypisywać do roli aby zarządzać dostępem do etykiet i komentarzy przeczytaj w Funkcje dostępne w ramach mojegodzinki.pl pkt-y 2.1-2.7

Oznaczanie raportów etykietami i komentarzami

Aby dodać etykietę lub komentarz wystarczy ustawić kursor na dany dzień i wybrać

dla etykiety

dla komentarza

Tworzenie etykiet

Wejdź w ustawienia grupy
Kliknij w Etykiety

Kliknij UTWÓRZ ETYKIETĘ

Wpisz nazwę (1), wybierz kolor tekstu(2) i kolor tła(3) opcjonalnie możesz dodać sobie komentarz do etykiety np. w jakich przypadkach będziesz ją dodawać albo czemu służy (4)
Kliknij UTWÓRZ ETYKIETĘ

Uprawnienia

W tym rozdziale dowiesz się

- jak zarządzać uprawnieniami w grupie

-jakie są standardowe gotowe role uprawnienia, które możesz wykorzystać

- jak tworzyć uprawnienia na własne potrzeby

- jakiego rodzaju funkcjonalności możesz przydzielać osobom do ról w ramach grupy

Każda grupa posiada swój własny definiowalny zestaw uprawnień. Na początku ustawione są role standardowe

Startowe role w mojegodzinki.pl

Oprócz poniżej wymienionych roli. Jest właściciel grupy , który ma zawsze pełne uprawnienia

Nazwa roli/Nazwa funkcji	Raportujący	Oglądający	Admin
Uczestnik	X		X
Do wglądu		X	X
Do wglądu plus
Edycja raportów innych uczestników grupy			X
Zaproś do grupy			X
Aktywuj uczestnika			X
Dezaktywacja			X
Zarządzanie uczestnikami			X
Usuwanie uczestników
Akceptacja –Gotowe do akceptacji
Akceptacja raportów o statusie „gotowy do akceptacji”
Akceptacja – Akceptacja raportów
Akceptacja – Cofnięcie akceptacji raportu
Akceptacja – Edytowanie zaakceptowanych raportów
Dodawanie etykiet do raportów	X		X
Usuwanie etykiet raportów	X		X
Edycja komentarza	X		X
Usuwanie komentarzy	X		X
Tworzenie etykiet			X
Zarządzanie etykietami			X
Usuwanie etykiet			X
Tworzenie ról dostępowych			X
Edycja ról dostępowych			X
Usuwanie ról dostępowych			X
Zarządzanie grupą			X
Usuwanie grupy
Dodawanie słowników			X
Edytowanie słowników			X
Usuwanie słowników			X
Dodawanie pozycji do słowników	X		X
Edycja pozycji słownikowych			X
Usuwanie pozycji słownikowych			X

W grupie każdy uczestnik może pełnić określoną rolę a co za tym idzie może mieć większe lub mniejsze uprawnienia. Możesz je kształtować indywidualnie na swoje potrzeby co więcej ustawienie uprawnień w ramach danej grupy nie przechodzą do innej grupy co pozwala Ci pełnić w każdej grupie inną funkcję. Np. możesz raportować swój czas pracy tylko w grupie A, a jedynie zarządzać czasem użytkowników w grupie B. Żeby ułatwić Ci pracę wyposażam Cię w standardowe uprawnienia w ramach grupy (tzw. startowe) Możesz z nich skorzystać a jeśli są dla Ciebie nie wystarczające możesz utworzyć swoje.

Nadawanie uprawnień polega na przypisaniu osobie pewnej grupy funkcji. Czyli z wybranych dostępnych funkcjonalności tworzysz rolę, którą przypisujesz później wybranym użytkownikom.

Jeśli wydaje Ci się to za bardzo skomplikowane albo niepotrzebne możesz korzystać ze standardowych ról w które wyposażona jest nowo założona grupa.

A teraz trochę o funkcjach które możesz dodać/zabrać do ról startowych lub wykorzystać do utworzenia swojej roli. Jak utworzyć lub edytować rolę będzie mowa w Budowanie roli

Funkcje dostępne w ramach mojegodzinki.pl

1.1 Uczestnik – może raportować swoje dane w grupie

1.2 Do wglądu – podgląd raportów pozostałych członków grupy bez edycji

1.3 Do wglądu plus – podgląd raportów pozostałych członków grupy bez edycji. Może być połączony z akcjami dla etykiet i komentarzy pozwalając na ich dodawanie/zmienianie/usuwanie w raportach innych uczestników grupy

1.4 Edycja raportów innych uczestników grupy – Wgląd w raporty innych uczestników grupy z możliwością ich edycji

1.5 Zaproś do grupy – możliwość dodawania nowych uczestników do grupy

1.6 Aktywuj uczestnika – Możliwość aktywacji użytkownika, który został zdezaktywowany

1.7 Dezaktywacja – Możliwość dezaktywacji uczestnika grupy

1.8 Zarządzanie uczestnikami – Możliwość zmiany indywidualnych ustawień uczestnika grupy

1.9 Usuwanie uczestników – Możliwość usunięcia uczestnika z grupy wraz z danymi tego uczestnika w tej grupie. Operacja nieodwracalna dlatego wymagana jest podwójna walidacja

2.1 Dodawanie etykiet do raportów – możliwość przyporządkowania etykiet do dni

2.2 Usuwanie etykiet raportów – możliwość usunięcia etykiety z dni

2.3 Edycja komentarza – możliwość pisania komentarzy dla dnia

2.4 Usuwanie komentarzy – możliwość usunięcia komentarzy z dnia

2.5 Tworzenie etykiet – możliwość utworzenia nowych etykiet

2.6 Zarządzanie etykietami – możliwość zmieniania istniejących etykiet

2.7 Usuwanie etykiet – możliwość usuwania etykiet

3.1 Tworzenie ról dostępowych – możliwość tworzenia nowych ról dostępowych

3.2 Edycja ról dostępowych – możliwość edycji istniejących istniejących ról dostępowych

3.3 Usuwanie ról dostępowych – możliwość usuwania istniejących ról dostępowych

4.1 Zarządzanie grupą – możliwość edycji ustawień grupy

4.2 Usuwanie grupy - możliwość usunięcia grupy wraz z wszystkimi jej danymi raportowymi. Operacja nieodwracalna dlatego wymagana jest podwójna walidacja

5.1 Dodawanie słowników – możliwość tworzenia nowych słowników kategorii

5.2 Edytowanie słowników – możliwość zmieniania słowników kategorii

5.3 Usuwanie słowników – możliwość usuwania słowników wraz z ich pozycjami

5.4 Dodawanie pozycji do słowników – możliwość dodawania nowych pozycji do słowników

5.5 Edycja pozycji w słownikowych – możliwość edytowania pozycji słownikowych

5.6 Usuwanie pozycji słownikowych – możliwość usuwania indywidualnych pozycji słownikowych

ale można je kształtować inaczej niezależenie w każdej grupie

6.1 Akceptacja – Gotowe do akceptacji oznaczenie raportu jako gotowy do akceptacji, raport przestaje być edytowalny i jest przekazywana informacja do osób w grupie, które mają uprawnienia do akceptacji, że raport jest gotowy do akceptacji. Jeżeli ktoś oznaczy sobie raport jako gotowy to dopóki ta akceptacja nie nastąpi można status anulować i dalej edytować

6.2 Akceptacja raportów o statusie gotowy do akceptacji – funkcja dla menadżera polegająca na tym ze mając to uprawnienie możemy akceptować raporty o statusie gotowy do akceptacji

6.3 Akceptacja – Akceptacja raportów to akceptacja wszystkich raportów nawet jeśli nie zostały oznaczone jako gotowy do akceptacji

6.4 Akceptacja – cofnięcie akceptacji raportu – cofnięcie akceptacji raportu, zaakceptowany raport jest nieedytowalny ta opcja pozwala przywrócić status edycji raportu

6.5 Akceptacja – Edytowanie zaakceptowanych raportów, bardzo silne uprawnienie ale może w Twojej organizacji jest takie potrzebne lub możesz potraktować to uprawnienie jako emergency

Właściciel grupy domyślnie jest osobą raportującą jeśli nie chcesz być raportującym a jedynie zarządzać swoją grupą należy wejść

Moje uprawnienia

I odznaczam checkbox przy Raportujący

Budowanie roli

Edytowanie roli

Aby edytować rolę kliknij a następnie wybierz Role dostępowe

Kliknij na wybraną rolę

A następnie aby dodać/odebrać tej roli funkcjonalność zaznacz/odznacz przy niej pole. Zaznaczone pola dodadzą/odbiorą wskazane funkcje wszystkim użytkownikom, którym przypiszesz tę rolę

Uwaga zmiany w roli będą zapisane ale tylko w obrębie tej grupy. Każda grupa ma swoje domyślne uprawnienia co oznacza że każda osoba, która będzie miała przykładowo Rolę menadżera będzie miała te same uprawnienia w ramach jednej grupy ale może mieć zupełnie inne uprawnienia w innej grupie.

Dodawanie roli

Aby dodać rolę

Kliknij a następnie wybierz Role dostępowe

Kliknij dodaj rolę

Wypełnij pole Nazwa (1)
Przydziel odpowiednie uprawnienia (2)
Kliknij dodaj rolę dostępową (3)

Uwaga tak zbudowana rola będzie dostępna tylko w danej grupie

O tym jak przydzielać rolę do użytkownika przeczytasz w instrukcji dotyczącej Zmiana roli użytkownikowi w grupie

Zmiana hasła

Aby zmienić hasło

Kliknij w ikonę w użytkownika (prawy górny róg dane konta)

Kliknij Zmień hasło

Wprowadź stare hasło (1)
Dwukrotnie wprowadź nowe hasło (2)
Naciśnij zmień (3)

Hasło zostało zmienione

Nie pamiętam hasła

Dotyczy logowania poprzez standardowe login i hasło nie dotyczy oczywiście logowania przez konto google

Kliknij nie pamiętam hasła

Wprowadź login na który utworzone jest konto w mojegodzinki.pl
Kliknij Dalej
Otwórz otrzymanego maila kliknij na link

5.W oknie jak na powyższym screenie wpisz nowe hasło, powtórz je

6. Kliknij utwórz nowe hasło.

Od teraz loguj się już na nowe hasło.

Autentykacja dwuetapowa

Co to jest?

Autentykacja dwuetapowa (2FA), zwana również uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, to metoda zabezpieczania konta wymagająca dwóch różnych czynników do weryfikacji tożsamości. Pierwszy etap to wpisanie hasła, a drugi to potwierdzenie tożsamości za pomocą kodu przysyłanego na adres email (login użytkownika)

Domyślnie jest włączona

Aby wyłączyć/włączyć

Wejdź w ustawienia konta

Odznacz checkbox aby wyłączyć autentykację dwuetapową lub zaznacz żeby włączyć z powrotem.

Dodatkowe funkcjonalności

Dodatek 1 Akceptacja raportu

Zanim przejdziemy do faktycznej akceptacji raportu, kilka słów o domyślnej funkcjonalności i jej edycji.

Akceptacja raportów jest bardzo przydatnym narzędziem w mojegodzinki.pl, ale nie wszędzie znajduje zastosowanie. Jeśli aplikacja jest Ci potrzebna tylko do zaraportowania czasu pracy na potrzeby stworzenia dokumentacji, może tylko komplikować proces. Dlatego jest ona dodatkiem domyślnie nie jest włączona. Przeczytaj i sam zdecyduj czy znajdzie u Ciebie zastosowanie.

Funkcjonalność tą, jak również związane z nią uprawnienia w aplikacji ustawisz w jednym miejscu. Przeczytaj rozdział o uprawnieniach żeby dowiedzieć się jak prosto możesz to zrobić. Jeśli w swojej grupie chcesz zarządzać raportami poprzez ich akceptację poniżej pokażę Ci kilka wariantów jej wykorzystania oraz co trzeba aktywować żeby z niej korzystać. W tym rozdziale posłużę się rolą menadżera. Nie jest ona dostępna standardowo, ale możesz ją w łatwy sposób zbudować.

Domyślnie żadna z tych opcji nie jest zaznaczona.

Nazwa roli/Nazwa funkcji	Raportujący	Oglądający	Menadżer	Admin
Akceptacja –Gotowe do akceptacji
Akceptacja raportów o statusie „gotowy do akceptacji”
Akceptacja – Akceptacja raportów
Akceptacja – Cofnięcie akceptacji raportu
Akceptacja – Edytowanie zaakceptowanych raportów

1. Opcja

Raportujący po zakończeniu raportowania danego okresu np. tygodnia lub miesiąca ustawia status swojego raportu jako gotowy do akceptacji.

Menadżer automatycznie dostaje powiadomienie mailowe. Może zaakceptować lub odrzucić raporty ustawione jako gotowe do akceptacji.

Raportujący nie może dokonywać zmian w zaakceptowanym raporcie.

Ustawienie akceptacji w tej opcji:

Nazwa roli/Nazwa funkcji	Raportujący	Menadżer
Akceptacja –Gotowe do akceptacji	X
Akceptacja raportów o statusie „gotowy do akceptacji”		X
Akceptacja – Akceptacja raportów
Akceptacja – Cofnięcie akceptacji raportu
Akceptacja – Edytowanie zaakceptowanych raportów

Jak to wygląda?

Raportujący

Po zakończeniu raportowania danego miesiąca ustawia raport jako gotowy do akceptacji klikając gotowy do akceptacji.

Jeśli przed akceptacją chcesz jeszcze sprawdzić swój raport możesz skorzystać z opcji szukaj/eksportuj

Można przejrzeć raport klikając Szukaj

Wyeksportować do excela klikając Eksportuj

Ustawić status klikając gotowe do akceptacji

Dni mające status gotowy do akceptacji są zaznaczone innym kolorem a także w podsumowaniu widać ile godzin jest w statusie do akceptacji.

Można też podejrzeć historię akceptacji.

Dopóki raport nie zostanie zaakceptowany z poziomu raportującego możesz cofnąć status wchodząc w menu (1) i klikając anuluj gotowe do akceptacji.

Wybieram dany dzień i klikam anuluj status gotowe do akceptacji dla

W widoku tygodniowym dzień któremu anulowałeś gotowość do akceptacji stał się edytowalny, pozostałe dni nadal są zablokowane.

Osoba akceptująca

W widoku osoby akceptującej raport, który ma ustawiony status do akceptacji jest wyróżniony kolorem

Możesz zaznaczyć wszyscy uczestnicy (1) ale uwaga przy tej opcji i tak zostaną zaakceptowane tylko raporty dla uczestników, którzy oznaczyli raport jako gotowy do akceptacji

Możesz wybrać konkretną osobę (2)

Możesz wybrać okres jaki chcesz zatwierdzić np. jeśli jakiś dzień wzbudził Twoją wątpliwość możesz go nie zatwierdzać ale zatwierdzić te, które nie podlegają dyskusji aby zablokować możliwość ich edycji przez osobę raportującą. (3)

W grupie po ustawieniu kursora na dzień lub podsumowanie będzie widoczne ile godzin zostało zaakceptowane

W wyeksportowanym raporcie będzie kolumna Status akceptacji więc będzie można te dane analizować również w arkuszu kalkulacyjnym np. jeśli chcemy przekazać raport do osoby, która nie korzysta z mojegodzinki.pl

Można też wyeksportować widok grupy i z widocznymi statusami.

Jak widać mimo wybrania wszystkich uczestników w grupie akceptacji dokonano tylko dla jednej osoby bo tylko ona miała ustawiony status gotowy do akceptacji.

Tak więc można zaakceptować raporty dla całej grupy lub jeśli potrzeba zaakceptować dla konkretnej osoby. Wchodząc w raport konkretnej osoby

można go obejrzeć (1), zaakceptować (2) odrzucić (3). Zaakceptowanie lub odrzucenie pojawi się w historii akceptacji

Odrzucenie raportu

Wybieramy dzień i klikamy odrzuć

W widoku możemy wybrać zakres dni, za które raporty chcemy odrzucić możemy dodać komentarz i klikamy odrzuć status gotowe do akceptacji

System poprosi o potwierdzenie klikamy tak jeśli na pewno chcemy odrzucić

W historii możemy sprawdzić

Do osoby, której raport został odrzucony idzie powiadomienie mailowe, że ten status został odrzucony.

Raportujący w odrzuconym raporcie może dokonywać zmian i po zmianie ustawić znowu status gotowy do akceptacji. Jeśli jako czasookres do ustawienia do akceptacji wybierze znowu cały miesiąc system zaakceptuje wybrane niezaakceptowane wcześniej dni i pominie dni wolne chyba że będą tam zaraportowane godziny.

Nazwa roli/Nazwa funkcji	Raportujący	Oglądający	Menadżer	Admin
Akceptacja –Gotowe do akceptacji
Akceptacja raportów o statusie „gotowy do akceptacji”
Akceptacja – Akceptacja raportów			X
Akceptacja – Cofnięcie akceptacji raportu
Akceptacja – Edytowanie zaakceptowanych raportów

Przy takim ustawieniu osoba raportująca nie ustawia statusu gotowy do akceptacji a menadżer zatwierdza raport np. w umówionym dniu. Zaakceptowany raport nie może być już edytowany

U raportującego nie pojawi się opcja ustaw gotowy do akceptacji, ale menadżer będzie posiadał tą funkcję i jeśli chodzi o akceptowanie będzie to robił tak samo jak w przypadku poprzedniej opcji. Jedyna różnica będzie taka, że w tym przypadku nie potrzebna jest funkcjonalność polegająca na odrzuceniu raportu więc nie jest też ona dostępna.

Nazwa roli/Nazwa funkcji	Raportujący	Menadżer
Akceptacja –Gotowe do akceptacji	X
Akceptacja raportów o statusie „gotowy do akceptacji”		X
Akceptacja – Akceptacja raportów
Akceptacja – Cofnięcie akceptacji raportu		X
Akceptacja – Edytowanie zaakceptowanych raportów

Przy takim ustawieniu menadżer zyskuje dodatkowe uprawnienie do cofnięcia zaakceptowanego raportu. Jeśli zaakceptował raport ale coś się nie zgadza może cofnąć akceptację (to uprawnienie można nadać innej osobie czyli np. zamiast nadać ją menadżerowi można dać je adminowi wtedy admin będzie cofał akceptację)

Nazwa roli/Nazwa funkcji	Raportujący	Menadżer
Akceptacja –Gotowe do akceptacji	X
Akceptacja raportów o statusie „gotowy do akceptacji”		X
Akceptacja – Akceptacja raportów		X
Akceptacja – Cofnięcie akceptacji raportu		X
Akceptacja – Edytowanie zaakceptowanych raportów

Przy tym ustawieniu jako menadżer możesz akceptować zarówno raporty oznaczone jako gotowe do akceptacji jak i te które nie mają tego statusu

Zakładamy że opcja akceptacja – gotowe do akceptacji jest włączona u osób raportujących, ale nie każda osoba raportująca ustawiła taki status

Wówczas

Osoba akceptująca

Domyślnie zaakceptuje tylko dni oznaczone jako gotowe do akceptacji i tutaj instrukcja jak wyżej a jeśli chce zaakceptować te które nie mają takiego statusu muszę dodatkowo zaznaczyć opcję Zmień raport o dowolnym statusie.

Przy takiej konfiguracji, ponieważ opcja ustawiania statusu gotowy do akceptacji jest ustawiona pojawia się również opcja odrzuć u akceptującego raporty.

Nazwa roli/Nazwa funkcji	Raportujący	Menadżer
Akceptacja –Gotowe do akceptacji	X
Akceptacja raportów o statusie „gotowy do akceptacji”		X
Akceptacja – Akceptacja raportów
Akceptacja – Cofnięcie akceptacji raportu		X
Akceptacja – Edytowanie zaakceptowanych raportów		X

Przy tym ustawieniu menadżer będzie mógł zaakceptować raport ale w przypadku gdy coś się nie zgadza nie będzie musiał cofać akceptacji i zwracać do raportującego chociaż w tym przypadku ma również takie uprawnienie i może z niego skorzystać ale jeśli będzie to np. jakaś drobna poprawka w raporcie będzie mógł ją zrobić samodzielnie (te uprawnienie można również dać np. adminowi)

Integracje

Na swoim koncie w mojedzinki.pl można aktywować wymienione niżej integracje. Integracje z zewnętrznymi systemami mają na celu ułatwienie raportowania czasu pracy.

Jeżeli mają Państwo własny system, który chcieliby Państwo zintegorwać z mojegodzinki.pl jest to również możliwe. Zapraszamy do kontaktu.

Integracja z Github

Integracja z platformą Github pozwala w mojegodzinki.pl na wyszukiwanie commitów wykonanych przez danego użytkownika (tego który zostanie zautoryzowany przy dodawaniu integracji) i łatwiejsze umieszczanie ich jako pozycji w raportach czasu pracy.

Konfiguracja integracji

Aby dodać Integrację Github

Kliknij a następnie wybierz Integracje

Pojawi się okno integracji. Kliknij Dodaj integrację

Wybierz Github. Kliknij Dodaj

Nastąpi przekierowanie do platformy Github w celu autoryzacji.

Po pomyślnej autoryzacji nastąpi powrót na stronę integracji.

Wśród integracji powinna znajdować się pozycja Github.

Użytkowanie

Aktywna integracja z Github będzie wyświetlać guzik Github na stronie raportowania czasu.

Guzik Github wyświetla wyszukiwarkę commitów.

Należy wybrać okres, repozytorium oraz branch i kliknąć Szukaj.

Pojawią się wyniki będące commitami użytkownika w Github.

Pozycje które chcemy umieścić w raporcie czasu pracy należy zaznaczyć i użyć opcji Dodaj do raportu.

Zaznaczone pozycje zostaną skopiowane do raportu.

Jeżeli raport ma wymagane kolumny należy je wypełnić żeby dane zostały zapisane.

Wpis pochodzący z Github będzie również zawierał widoczny w raporcie url do commita.

Url ten można w każdej chwili otworzyć otwierając menu wiersza i wybierając opcję Odwiedź stronę.

Integracja z Gitlab

Integracja z platformą Gitlab pozwala w mojegodzinki.pl na wyszukiwanie commitów wykonanych przez danego użytkownika (tego który zostanie zautoryzowany przy dodawaniu integracji) i łatwiejsze umieszczanie ich jako pozycji w raportach czasu pracy.

Konfiguracja integracji

Aby dodać Integrację Gitlab

Kliknij a następnie wybierz Integracje

Pojawi się okno integracji. Kliknij Dodaj integrację

Wybierz Gitlab. Kliknij Dodaj

Nastąpi przekierowanie do platformy Gitlab w celu autoryzacji.

Po pomyślnej autoryzacji nastąpi powrót na stronę integracji.

Wśród integracji powinna znajdować się pozycja Gitlab.

Użytkowanie

Aktywna integracja z Gitlab będzie wyświetlać guzik Gitlab na stronie raportowania czasu.

Guzik Gitlab wyświetla wyszukiwarkę commitów.

Należy wybrać okres, repozytorium oraz branch i kliknąć Szukaj.

Pojawią się wyniki będące commitami użytkownika w Gitlab.

Pozycje które chcemy umieścić w raporcie czasu pracy należy zaznaczyć i użyć opcji Dodaj do raportu.

Zaznaczone pozycje zostaną skopiowane do raportu.

Jeżeli raport ma wymagane kolumny należy je wypełnić żeby dane zostały zapisane.

Wpis pochodzący z Gitlab będzie również zawierał widoczny w raporcie url do commita.

Url ten można w każdej chwili otworzyć otwierając menu wiersza i wybierając opcję Odwiedź stronę.